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kintone アプリ間のレコード更新
アプリ間レコード更新プラグイン
レコード操作スタンダード
kintoneで別アプリのレコードを、条件に応じて自動で更新
- アプリ間でレコードを更新
- 複数のアプリのレコードを同時に更新
- 任意のタイミングでレコードを更新
このプラグインでできること
kintoneの標準機能だけだと、、、
- マスタ情報を変更したときに、関連する情報（ルックアップ）を手作業で更新するのが大変…
- 更新漏れが発生して、データの不一致につながってしまう…
- どのアプリを直したか管理できず、確認作業にも時間がかかる…
そんな課題を解決するのがアプリ間レコード更新プラグインです。
アプリ間レコード更新プラグインを使うことで、マスタ情報を更新するだけで、ルックアップフィールドなどで関連づけた他アプリのレコードにも自動で反映されます。手作業による更新や確認は不要となり、データの不一致や更新漏れを防げます。
kintone標準での更新との違い
kintoneでは、マスタや案件の情報を直しても、ルックアップでコピーした先の値は自動では変わりません。関連するアプリを1つずつ開いて直す運用だと、更新漏れやデータの不一致につながります。
| 項目 | kintone標準 | アプリ間レコード更新プラグイン |
|---|---|---|
| 他アプリへの反映 | ルックアップで取得した値は、参照元を変えても自動では更新されない | キー項目を基準に、更新元アプリの変更内容を更新先アプリへ自動で反映例）取引先コード・商品コード・案件IDが一致するレコードを更新 |
| 複数アプリの更新 | 関連するアプリを1つずつ開いて修正する | 1回の更新で複数のアプリへまとめて反映。アプリごとに更新する項目を設定 |
| 更新のタイミング | 気づいたときに手作業で直す | ボタンクリック時、レコードの保存・削除時、プロセス管理のアクション実行時から選んで実行 |
| 更新する条件 | 対象のレコードを探して、1件ずつ判断して直す | 更新条件と更新先レコードの条件を設定し、一致したときだけ更新例）契約状況が「契約中」の契約レコードだけを更新 |
| 更新したことの記録 | 更新日や担当者は別途手入力 | 更新後に、更新元のレコードへ日付・担当者などの値を自動で入力 |
※ 添付ファイルフィールドは更新できません。通常のスペースのアプリからゲストスペースのアプリへの更新はできません。kintone上で操作したときに動作します（外部サービスからのレコード追加では動作しません）。
主な機能
アプリ間でレコードを更新
キーとなる項目（例：取引先コード、商品コード、案件ID）を基準に、更新元アプリの変更内容を更新先アプリへ自動反映します。複数アプリで同じデータを管理していても、整合性を自動で保てるようになります。
複数のアプリのレコードを同時に更新
1回の更新操作で、複数の関連アプリへ一括反映が可能です。アプリごとに更新対象フィールドを個別に設定できるため、「マスタ情報を修正したら、関連アプリ全てに反映」といった使い方ができます。
任意のタイミングでレコードを更新
必要なときだけ更新処理を実行できます。レコード詳細画面からボタンで個別に実行したり、追加・編集・一覧・削除の操作にあわせて自動実行することも可能です。
条件に応じてレコードを自動で更新
あらかじめ設定した条件（例：更新要否=要、ステータス変更、指定日付の到来など）を満たしたときに、自動で関連するレコードを更新します。
更新元のレコードに任意の値を設定
更新処理の完了後に、更新元のレコードへ任意の値を自動入力できます。フラグ、日時、担当者名などを記録し、処理状況の見える化や監査ログとして活用可能です。
活用事例：配達が完了したら、案件管理アプリの配送状況と配達完了日を自動で更新する
配達アプリの変更を案件管理アプリへ自動で反映する
配達アプリで配送状況を「完了」にしたあと、案件管理アプリを開いて配送状況と配達完了日を入力し直していませんか。アプリ間レコード更新プラグインを使えば、配達アプリのレコードを保存するだけで、注文番号が一致する案件レコードの項目が自動で更新されます。ここでは、配送状況が「完了」になったときだけ更新する設定の流れを紹介します。
- STEP01
2つのアプリに、共通のキー項目を用意する
更新元（配達アプリ）と更新先（案件管理アプリ）の両方に、キーになる注文番号と、反映したい配送状況・配達完了日のフィールドを用意します。注文番号が一致するレコード同士が更新の対象になります。
注文番号・配送状況・配達完了日を配置したフォーム例 - STEP02
更新するタイミングを「保存成功後」にする
更新元の配達アプリにプラグインを追加し、更新タイミングで「レコード追加画面 > 保存成功後」「レコード編集画面 > 保存成功後」を選びます。空白の上書きを「上書きしない」にしておくと、配達アプリ側が空欄の項目で案件管理アプリの値を消してしまうことがありません。
保存成功後に自動で更新し、空白では上書きしない設定 - STEP03
更新先アプリ・キー・反映する項目を対応づける
更新マッピング情報で、更新先に案件管理アプリを選び、更新キーフィールドに注文番号を指定します。続けて「更新元項目 → 更新先項目」の組み合わせで、配達アプリの配送状況・配達完了日を、案件管理アプリの同じ項目に対応づけます。
キーの注文番号と、配送状況・配達完了日の対応づけ - STEP04
「完了」のときだけ更新する条件を付ける
更新条件で、配送状況が「完了」と等しいときだけ更新するように設定します。受付完了や輸送中の段階で保存しても案件管理アプリは変わらず、配達が完了したタイミングでだけ反映されます。
配送状況が「完了」のときだけ更新 - STEP05
保存するだけで、案件管理アプリに反映される
あとはいつも通り配達アプリでレコードを保存するだけ。配送状況が完了になると、注文番号が一致する案件管理アプリのレコードの配送状況と配達完了日が自動で書き換わるので、転記や更新漏れの確認が要らなくなります。
更新元を保存すると、更新先のレコードが自動で更新される（動作イメージ）
この使い方でできるようになること
配達の完了を入力するだけで案件管理アプリ側も最新になるので、アプリ間の転記がなくなり、更新漏れやデータの食い違いを防げます。
条件に応じた自動更新の設定手順を見る（活用ガイド）スペック
| 項目 | 対応状況 |
|---|---|
| モバイル対応 | 対応 |
| ゲストスペース対応 | 対応 |
利用料金
活用ガイド
設定方法や使い方の詳しい手順は、以下のガイドをご参照ください。
最近の更新
| バージョン | リリース日 | 変更点 |
|---|---|---|
| v3.22.0 | ||
| v3.21.0 |
| |
| v3.20.0 | ||
| v3.19.0 | ||
| v3.18.0 |
|
よくある質問
- フォームブリッジで作成したフォームから入力し、自動でkintoneに保存されたタイミングで自動更新（コピー）はできますか？
- 1つのレコードの内容を、複数のアプリのレコードへまとめて更新できますか？
- レコードの更新は、どのタイミングで実行されますか？
- 添付ファイルを含むレコードを更新することはできますか？
- 通常のスペースのアプリから、ゲストスペースのアプリへレコードを更新することはできますか？
- 更新先アプリのフィールドの値で絞り込んで、対象のレコードだけを更新できますか？たとえば、取引先アプリのレコードを編集・保存したタイミングで、その取引先に関連する契約アプリのレコードのうち、契約状況が「契約中」のレコードだけを更新できますか？
- 更新元のフィールドが空白の場合、更新先の値を空白で上書きしないようにできますか？
- 固定値入力項目を設定していますが、固定値を入力できません。固定値はどこから入力できますか？
- 更新条件や更新先レコード条件に、週・月・年の相対日付やログインユーザー、作成者・更新日時を指定できますか？