kintoneで問い合わせ管理！効果的な施策を打つためのデータ活用術
問い合わせ管理をkintoneで行おう
まず、問い合わせ管理とは、電話・メール・SNS等から寄せられた問い合わせ内容を、「日時」「顧客情報」「担当者」などの項目で整理し、情報を管理・共有する業務のことを指します。
このような問い合わせ管理は、Excel、もしくは専用の問い合わせ管理システムで行われていることが多いのではないでしょうか。
しかし、問い合わせ管理業務も、kintoneで行うことによって、データの効率化・見える化を促進することができます。
「問い合わせ管理がうまくいかなくて困っている。ミスや遅れが生じがちだ」
「問い合わせのデータ分析ができていない」
そんなお悩みをお抱えの方は、ぜひご一読ください！
kintoneでデータを一元管理
はじめに、kintoneの基本的な特徴として挙げられるのが、クラウドサービスによるデータの一元管理です。
例えば、Excel業務で起こりがちな、以下の困りごとも、kintoneなら無事に解決することが可能です。
| Excel業務の困りごと | → | kintoneで解決！ |
|---|---|---|
| どのExcelが最新版なのか分からない | → | クラウド上でデータを一元管理ができる |
| 業務の属人化や二重管理（二重対応）の問題 | → | コミュニケーション機能でデータ外の情報も共有できる |
| 別のExcelファイル同士で連携を行うのが不便 | → | kintoneなら簡単にアプリ同士でデータ連携ができる |
| パソコン以外で情報の管理や共有がしづらい | → | タブレットやスマホでも管理や共有ができる |
以下では、問い合わせ管理における、具体的なメリットや使い方を見ていきましょう。
対応状況を全員で共有
問い合わせ管理で起こりがちなトラブルといえば、対応漏れや二重対応の問題になります。
こうしたトラブルの原因と言えば、データの属人化や二重管理が挙げられるでしょう。
ですが、kintoneならば、問い合わせ管理のデータを一元管理し、全員で共有することが可能です。
上記のように、kintoneでデータやステータス（新規・対応中・対応完了）を管理すれば、ミスやすれ違いを減らすことができるようになります。
コメント機能で担当者に通知を
また、問い合わせが起こった場合、コメント機能のメンション（＠名前）で、担当者にメッセージを送ることもできます。
メンションが付けられた相手には、kintoneポータル画面で通知が表示されるようになっています。
これで、連絡の不備や問い合わせの漏れを減らすことができるでしょう。
リマインダー機能も活用しよう
更に、kintoneにはリマインダー機能が搭載されています。
問い合わせアプリでも、条件を設定することによって、担当者に通知が行くようにすることができます。
例えば、以下の場合だと、レコードに記入された「対応担当者」に「期限5日前の12:00」に通知が行くように設定されています。
問い合わせ管理のデータを見える化
また、kintoneのグラフ集計機能を用いれば、問い合わせ管理の情報を見える化することができます。
例えば、「誰がどれくらい問い合わせ対応をしているのか？」というグラフ（↓）や
「どの取引先とどのぐらい問い合わせ対応しているのか？」といった表(↓)を作成することが可能です。
これによって、特定の従業員について負荷がかかりすぎていたり、問い合わせ対応に問題を抱えていないかを確認することができます。
FAQアプリで回答を記録
問い合わせで「よくある質問」は、FAQアプリに記録をしておくと効率的です。
これによって、経験が浅い社員でも、必要十分な回答ができるようになるでしょう。
また、問い合わせアプリ内でも、FAQアプリの内容を検索して表示することが可能です。
これにより、電話でヒアリングを行いながら、内容を記録し、分からない箇所はFAQを参照する……という使い方もできるようになっています。
まとめ
それでは、今回の内容をまとめていきたいと思います。
kintoneで問い合わせ管理を行うメリット
- クラウドによる一元管理で、データやステータスを全員で共有することができる
- コメント機能で、担当者にメッセージと通知を送ることができる
- リマインダー機能で、設定した条件に合わせて、通知を送ることができる
- 問い合わせデータをグラフ化することによって、問題や課題を見える化することができる
- FAQアプリに記録することによって、誰でもFAQを参照することができる
ぜひ、kintoneでの問い合わせ対応を導入してみてください！
また、今回使用した「問い合わせアプリ」「FAQアプリ」「クレームアプリ」などは、当社のCRM（顧客管理）アプリパックを使用したものです。
こちらのアプリパックには顧客管理に必要なアプリが網羅されています。
また、それぞれのアプリの連携によって、非常に作業の効率性も高くなっております。
アプリパックの提供は、以下の「StartUp kintone」で行っておりますので、気になられた方はぜひご確認ください！
StartUp kintoneのご案内
株式会社Crenaでは、kintoneを始める企業に向けた、新しい導入支援サービス「StartUp kintone -スタートアップ キントーン-」を行っております。
「StartUp kintone」は、kintoneをこれから始める企業向けに、kintoneの運用をスムーズにスタートさせる手助けをするサービスです。
最短15時間でお客様のご要望に合わせたカスタマイズが可能で、使いやすく最適なシステムを構築することができます。
最短1日でビジネスを加速！CRMアプリで顧客管理を効率化
すべての企業に必要な顧客管理機能をもつアプリパックを活用することで、顧客情報の一元管理や業務プロセスの効率化が最短1日で実現。
顧客との円滑なコミュニケーションが可能になり、顧客満足度の向上や売上アップにつながります。
追加料金なし！定額プランで安心できる
kintone構築の際に発生する費用を定額料金でご案内しています。
プロジェクトの途中で追加料金が発生することがないので、安心してプロジェクトを進めることができます。
kintoneスペシャリストが最適なシステムを構築
kintoneの専門知識を持つスタッフが対応するため、スピーディーかつ正確なシステム構築を行うことができます。
お客様のビジネスニーズや要件を十分にヒアリングし、最適なシステムをご提供します。
便利なプラグインが永久無料で利用可能
当サービスの契約特典として、Crenaが制作した4つの拡張機能プラグインを永久無料でご利用いただけます。
これらのプラグインを利用することで、業務プロセスの自動化や改善が可能となり、従業員の生産性向上につながります。
（対象プラグイン：法人番号検索／郵便番号検索／適格請求書発行事業者検索／フィールド制御）
【最短１日でビジネスが変わる】StartUp kintone -スタートアップキントーン- 詳細・お申込みはこちらから！
「問い合わせ管理をkintoneでしてみたい」「顧客管理をkintoneでしてみたい」「こんな業務を実現できるだろうか？」
そんな悩みや疑問があれば、ぜひ当社にご相談ください。kintoneに精通したプロのスタッフが対応いたします！
30日間無料お試し申込み
Crena Pluginは、自社のkintone環境で「30日間」無料でお試しいただけます。 お試しをご希望の方は、下のリンクからお申し込みください。
ご利用までの流れ
※ 直接お問い合わせの場合は「contact@create-new-air.com」までご連絡ください。
「こんなの欲しかった！」が見つかる。Crena Plugin。
Crena Pluginには、業務に合わせて選べる豊富なプラグインが揃っています。プラグインを一つのメーカーで統一することで、機能の干渉を抑え、安心して組み合わせて使うことが可能です。
まずは、プラグイン一覧で機能をのぞいてみてください。
