和上ホールディングス 様 「Crena Plugin with k-Report」導入事例のご紹介

和上ホールディングス 様

業務内容：住宅用 / 産業用 電気設備の販売施工・自家消費型太陽光発電の販売施工 など

利用用途：顧客管理、発電シミュレーション・見積書・契約書の作成

従業員数：40名

kintone利用ユーザー数：30名

和上ホールディングスは、太陽光発電を中心とした電気設備の販売施工サービスを提供する企業です。以前はカスタマイズ性の低いCRMツールや、Excel・Word・スプレッドシートに分散した帳票作成により、情報の一元管理ができず、担当者ごとにデータが散在している状態でした。そこで、カスタマイズ性とコストパフォーマンスを両立できるツールとして「kintone」と「Crena Plugin with k-Report」を導入し、顧客管理から帳票作成までをクラウド上で一体的に運用できる仕組みづくりに踏み出しました。

顧客課題

① CRMツールの不便さによる一元管理の不徹底

和上ホールディングスでは、3年ほど前に導入したCRMツールを利用していましたが、部門ごとに必要な項目を柔軟に設定できないという課題がありました。その結果、各部署が自分たちの業務に合わないと感じてしまい、次第にツール自体が使われなくなってしまったといいます。

せっかくネット上で一元管理が可能なツールを導入していたにもかかわらず、現場で活用されず、情報が分散し続けてしまうという「宝の持ちぐされ」の状態になっていたことが、1つ目の大きな課題でした。

② 帳票作成の属人化とコミュニケーションコスト

もう1つの課題は、見積書や契約書、発電所の発電シミュレーションといった帳票作成が、担当者ごとにExcel・Word・スプレッドシートでバラバラに行われていたことです。どの書類がどこに保存されているのかが属人的になってしまい、案件の状況を把握するためには、毎回担当者に確認しなければなりませんでした。

特に営業担当や契約管理の担当者にとっては、書類の所在を確認するたびに不要なコミュニケーションコストが発生し、業務効率を下げる要因となっていました。また、ビジネスツール全体のコストも抑えたいというニーズがあり、「カスタマイズ性が高い」「利用人数で費用が変化しない」という条件を満たす新たな仕組みが求められていました。

導入効果

① kintone と Crena Plugin による業務の可視化

和上ホールディングスでは、新たなCRM基盤として「kintone」と「Crena Plugin」の利用を開始しました。kintoneは自由にアプリを作成でき、業務内容に合わせてフィールドを柔軟に設計できる点が高く評価されました。そこにCrena Pluginを組み合わせることで、案件管理や発電所販売、問い合わせ管理といった業務を、使いやすいUIで可視化しています。

Crenaのプラグインは、定額でアプリ数・ユーザー数が無制限であることもポイントです。これにより、利用ユーザー数が増えてもコストが膨らみにくく、長期的な拡張を見据えた運用が可能になりました。

特に、以下のプラグインを組み合わせて活用しています。

• カンバンプラグイン：商談や発電所販売のステータスをカンバン方式で可視化
• フィールド制御プラグイン：顧客種別に応じて表示フィールドを出し分け、誤入力を防止
• タブ表示プラグイン：情報を項目ごとにタブで整理し、スクロール負荷を軽減

カンバンプラグインでは、商談のステータスを一目で把握できるようになったほか、発電所販売の管理では「行で地方ごとにグルーピングし、列でステータスを表示する」といった運用も実現。販売可能な発電所については、そのままk-Reportで概要書を出力してお客様に提案できるフローが構築されています。

② k-Report による帳票作成の標準化・高速化

帳票作成については、kintoneのデータを自由なレイアウトで出力できる連携システム「k-Report」を導入しました。これにより、データの管理はkintone、帳票の作成はk-Reportという役割分担が明確になり、「どこにどのデータがあるのか分からない」という属人的な状態から脱却することができました。

現在は、見積書や契約書、発電所の発電シミュレーションなど、さまざまな書類をk-Reportで出力しています。「ローン審査用の見積書を作りたい」といった場面でも、k-Reportを使えばワンクリックで帳票出力が可能になり、業務のスピードが大きく向上しました。

さらに、k-Reportはパワーポイントのような操作感で帳票レイアウトを設定できるため、担当者も短期間で操作に慣れることができたそうです。現在では、おおよそ30分程度、簡単なものであれば15分ほどで新しい帳票の設定が行えるようになっています。

今後の展望

和上ホールディングスでは、今後についても「社内全体を見据えたkintone活用」をテーマに、さまざまな構想を描かれています。総務部門がkintoneの大掛かりなシステム設定を担いながら、各部署ごとに1人は保守運用ができる社員を配置し、現場のニーズを素早く反映できる体制づくりを目指しているとのことです。

また、ユーザーの負担を増やさないよう、アプリ数はむやみに増やさず、部署同士のリレーションを意識した教育・運用ルールの整備にも取り組まれています。kintoneとCrena Plugin、k-Reportを組み合わせた基盤の上で、今後もさらなる業務改善が進んでいくことが期待される事例となりました。