契約から請求までを"完全自動化"。ワンクリック運用で管理コストを大幅削減。
サン共同税理士法人
サン共同税理士法人 様
業務内容：税務サービス、マネジメントサービス、IPOサービス、DX支援（BPR、BPO） など
利用用途：見積書・納付依頼書の作成、見積情報のタブ管理、明細テーブル操作の効率化 など
従業員数：120名
ホームページ：https://tax-startup.jp/
顧客課題
サン共同税理士法人は税務・会計サービスを提供する税理士法人です。
現在では、IT・RPA・テレワーク等、DXに力を入れ、業界内でも最先端を行く同社ですが、最初期には書類管理の課題に悩まされていました。
この課題を解決するため、同社では「kintone」、そして「Crena Plugin with k-Report」の導入を行い、課題の解決と効率化の実現に成功しました。
今回の導入事例では、以下の点について詳しくお伺いしました。
- 過去にどのような課題が具体的に発生していたのか？
- 「Crena Plugin with k-Report」を導入してどのような効果があったのか？
という点について、同社の北千住オフィス所長であり、サン共同デジタルコンサルティング株式会社の取締役である宮川氏に詳しくお話をお伺いしたいと思います。
書類管理の課題
「できていない事務所が圧倒的に多いですね。
きちんと書類のデータが同じ場所に保管されている事務所は1割もないです。
みんな、Excelで作ってpdfで印刷して『原本ありません』とか『データどこにもありません』とか」
宮川氏は上記のように税理士事務所の書類管理の事情について語ります。
現在はkintoneの導入やクラウドストレージによる管理など徹底的にDX化を推し進め、明快でクリアな書類管理を行っているサン共同税理士法人ですが、過去には大多数の事務所と同様に「できていない」時代があったそうです。
「昔はWordもpdfもコピーして、どれが最新の書式か分からないし、保管もどこにしているかよく分からず、従業員全員が困っている状態でした」と宮川氏は当時の様子を振り返ります。
「Crena Plugin with k-Report」の導入へ
そんな状況の中、同社では「kintone」、そして「Crena Plugin with k-Report」の導入を決定します。
宮川氏は「Crena Plugin with k-Report」の導入を決定したきっかけについて、以下のようにお話してくださいました。
「Crenaさんの提案はデータベースやアプリ構成がしっかりしていて、目的のデータにすぐにアクセスしやすいことが決め手でした。
前から『ファイルを添付する』という仕組みを無くしたかったんです。ファイルを添付するとダウンロードで無限にファイルが増えていってしまいますから。
ですが、kintoneに設置したリンクでデータを管理すれば、1ファイルだけで済みます。クラウドストレージ側でアクセス制限をかけておけばセキュリティ上でも安心ですので」
そして、帳票出力サービスであるk-Reportは「出力したpdfを保存したストレージのURLをkintoneにバックで返してくれること」が一番の決め手であったそうです。
「他のサービスも色々見ていたのですが、一番欲しいURLを返してくれる機能がなく、その結果、UIも含めて一番シンプルで使いやすかったk-Reportの導入を決めました」
導入効果
① 「k-Report」でkintone上で帳票を作成
k-Report
⇨ kintoneのデータを自由なレイアウトで帳票出力できる連携システムです。
サン共同税理士法人では、見積書・請求書・振込依頼書・納付依頼書など様々な帳票出力において、kintoneとk-Reportを活用しています。
例えば、実際に契約を進める際には、以下のようなプロセスを踏んでいることをご紹介いただきました。
- kintoneに契約情報を入力
- k-Reportで契約書のpdfを作成
- 電子契約データ（ドラフト）のpdfを社内ドライブに自動保存
- 顧客と契約書を読み合わせする
- 総務に転送を行って電子契約を行う
- 電子契約管理アプリにデータを転送して管理を行う
k-Reportでpdfを出力した後のプロセスまでしっかり考えられているのが印象的です。
さらに、契約のほかにも、融資締結や解約報告も同様のフローで運用されている様子を拝見いたしました。
また、データや帳票の管理をkintone上で統一したことによって書類管理の課題も解決することができました。
「今では保管している場所を気にせずに、誰でもkintoneのリンクをクリックして、最新の書類データを取得しています。
もう『どこにあるのか？』や『誰が持っているのか？』といった悩みは全くありません。
kintoneのリンクがフォルダ代わりになっているので、安心して見積書・請求書などの書類を扱うことができています。
圧倒的に楽になって、管理コストがかなり下がりました」
と宮川氏は嬉しそうにお話されておりました。
② k-Reportをサポートする「Crena Plugin」
Crena Plugin
⇨ 月額料金をお支払いいただくことで、30種類以上のプラグインが使い放題になります。
また、kintoneのデータ入力や管理においては、Crena Pluginが活躍しております。
自動採番プラグイン
例えば、こちらは自動採番プラグインを利用しています。
見積書番号を自動入力してくれるのでミスや入力忘れによるトラブルを防ぐことができます。
自動採番プラグイン
⇨ プラグインで設定した条件に基づいて、レコードを作成時に自動的に通し番号を付与することができるプラグインです。
タブ表示プラグイン
次にタブ表示プラグインです。
今回の場合は「見積り情報」「メール送付」「全項目」の3つのタブ表示によって、アプリ内の情報をスッキリと表示しています。
タブ表示プラグイン
⇨ フィールドをカテゴリごとにタブで切り替えて表示することができるプラグインです。
テーブル操作プラグイン
最後はテーブル操作プラグインです。
明細テーブルの内容を自由に変更できるようになるので、pdfの柔軟な出力をサポートします。
テーブル操作プラグイン
⇨ テーブル行の移動・複製・並び替えができるようになるプラグインです。
上記のように、Crena Pluginとk-Reportを組み合わせることによって、入力作業から帳票出力業務までトータルな効率化を実現しています。
今後の展望
サン共同税理士法人では、フルリモートとペーパーレスを実現しましたが、今後もさらにSaaSを駆使してDXを推進していくことを目指していらっしゃるそうです。
特に宮川氏は、社内外のDX推進、戦略立案のほか、AI時代に向けたビッグデータ活用、教育分野に力を入れていくと仰っていました。
同社のノウハウや宮川氏のDX化に対する考え方をより詳しく知りたい方は、 2024/10/10に発売された書籍『会計事務所のDXの進め方』をぜひお手に取ってお確かめください。
サン共同税理士法人の更なる活躍を心待ちにしております。ご協力ありがとうございました。