「動かせる一覧」で採用管理を加速。カンバン化でチームの動きが見える化。

株式会社NOVELは、大阪・心斎橋を拠点とする「採用×クリエイティブ」の採用支援会社です。 「ドーピングしない採用支援」を信条に、嘘や誇張で人を集めるのではなく、企業の本質的な魅力を掘り起こし、ペルソナ設計から採用戦略、採用サイトやピッチ資料制作、SNS運用まで一気通貫でサポート。戦略と制作の両輪で、人が集まり定着する採用を実現します。 また、関西を中心とした人事交流会「人事る部」を主催し、人事担当者の実務に寄り添った活動も展開中。「採用活動の進め方がわからない」「自社にマッチする人材を採用したい」とお悩みの人事担当者様は、ぜひこちらの公式サイトからお問い合わせください。 さて、そんな同社では、これまで「情報の重複と一元管理の欠如」「タスク管理のバラつきと生産性測定の困難さ」「コミュニケーションの減少と状況の可視化不足」といった課題に悩まされてきました。ですが、同社では「kintone」、そして「Crena Plugin」の導入を行い、課題の解決と業務のDX化に成功します。 今回の導入事例では

• どのような課題が具体的に発生していたのか？
• なぜ「Crena Plugin」の導入を決定したのか？
• 「Crena Plugin」を導入してどのような効果があったのか？

という点について、同社の脇田さんに詳しくお話をお伺いしたいと思います。

顧客課題

kintone導入前の課題

kintone導入以前、NOVEL社では顧客管理や案件管理において「情報の散在と管理ツールの重複」、「顧客データの不備と活用の限界」、「制作（クリエイティブ）チームのタスク管理と生産性分析の課題」が大きな課題となっていました。

[1] 情報の散在と管理ツールの重複

導入前は、社内で複数のツールが併用されており、情報が各所に分散している状態でした。顧客情報はTrelloとAirtableの両方に入力されていましたが、ツール同士が連携していなかったため、同じ情報を何度も登録する必要があり、重複作業や無駄が多く発生していました。 また、情報を一元的に集約する「ハブ」となる場所が存在せず、誰もが簡単に正しい最新情報へアクセスできる環境ではありませんでした。その結果、特に新しく入社した社員にとっては、どのツールにどの情報があるのか判断しづらく、必要な情報を探すだけでも時間と労力がかかる状況となっていました。

[2] 顧客データの不備と活用の限界

顧客情報を一元的に管理するための「顧客マスター」が存在しておらず、情報をデータベースとして有効活用できない状態でした。同じ企業であっても、法人格の有無や全角・半角の違いといった表記揺れによって別の企業として登録されており、1社につき10件前後の重複データが発生しているケースも見受けられました。

また、Trelloなどのカード形式で顧客情報を管理していたため、「企業の電話番号のみを一覧で抽出したい」といった要望に対応できず、検索や集計が難しいなど、データベースとして十分に機能していない状況でした。

[3] 制作（クリエイティブ）チームのタスク管理と生産性分析の課題

特に制作チームでは、案件管理やタスク管理において深刻な課題を抱えていました。各メンバーがGoogleカレンダーやスプレッドシート、Notionなど、それぞれ異なるツールを使って個別に管理しており、運用方法が統一されていませんでした。そのため、マネージャーは「誰がどの案件をどれくらい抱えているのか」を俯瞰して把握することができず、新規案件をアサインするたびにメンバー一人ひとりへ確認が必要な状態が続いており、この課題を解決するために長い間試行錯誤していましたがなかなか最適な方法を見いだせずにいました。

また、スプレッドシートによる管理では、並び替えの操作によって行が崩れたり、完了した案件の行を削除して上に詰めるといった運用が行われており、管理面での限界も顕在化していました。その結果、完了済み案件のデータが蓄積されず、過去の工数や生産性を振り返ることができないため、「受注金額に対してどれだけの制作時間を割いたのか」といった分析が行えていなかった点も大きな課題の１つでした。

脇田さん「正確かつ最新の情報を誰でも確認することできる一元管理のシステムが求められていました。うちは情報システム課がないので、バックオフィスの管理部門にいる私がkintone導入の仕事を引き受けることになりました。そのときは責任の重大さがまだ分かっていなかったですね（笑）。とはいえ、kintoneの勉強を通じてデータベースに対する考え方を深めることができたので、とてもいい経験ができたと思っています」

kintone導入後の課題

上記、3つの課題は、kintoneの導入によって大きく改善されました。社内に散在していた情報はkintone上に集約され、顧客情報や案件情報を一元管理できるようになったことで、ツールの重複や二重入力といった無駄が解消されています。

あわせて顧客マスターを整備したことで、表記揺れや重複登録が抑えられ、顧客情報を「探すもの」ではなく「活用できるデータ」として扱えるようになりました。制作チームにおいても、案件やタスクをkintone上で管理する体制が整い、これまで個人に依存していた管理から、情報を共有するための基盤へと変化しています。

一方で、運用を進める中でkintoneの標準機能だけでは対応しきれない点も見えてきました。特に一覧表示を中心とした運用では、案件やタスクの状況を直感的に把握しづらく、「今どの案件を優先すべきか」「誰にどれくらいの負荷がかかっているのか」といった判断に時間を要する場面がありました。

[1] 情報の散在と管理ツールの重複

kintoneの標準機能である「一覧表示（リスト形式）」での運用を試みたものの、直感的に状況を把握することが難しいという課題が生じました。Trelloのカンバン方式からkintoneのデータベース形式へ移行したことで、各案件の進捗状況や「今どれくらい注意すべき案件なのか」といった温度感が、ひと目で分かりにくくなってしまったのです。 その結果、上長が「短期間で重点的にフォローすべき案件」の進捗を直感的に把握できず、管理が個人任せになってしまいました。これにより、メンバーへの声掛けや進捗確認といったコミュニケーションの機会も次第に減少してしまう状況が生まれていました。

[2] 必要な情報の検索と絞り込みの手間

データが蓄積されていくにつれ、必要な情報をいかに素早く見つけられるかが新たな課題となりました。標準の絞り込み機能や検索機能だけでは、カンバン表示の状態から「特定のタスク名」や「優先度」などの条件で即座に絞り込むことが難しく、目的の情報へたどり着くまでに手間がかかっていました。 そのため、日常的な確認作業や進捗把握においても、検索や操作に時間を取られてしまう状況が生じていました。

脇田さん「kintoneを導入して、案件がデータベースの一覧表示になったら、案件のステータスがパッと見えなくなってしまったんですよね。上長がメンバーに対して『これどうなってる？』『ちゃんと終えてる？』『提案中だけど進んでる？』と質問するような、個人の「温度感」と上長の認識をすり合わせるためのコミュニケーションが減ってしまっていました」

「Crena Plugin」の導入へ

このような課題を解決するために、同社では「Crena Plugin」の導入、特に「カンバンプラグイン」の導入を決定します。導入の決め手について、脇田さんは以下のように語ってくださりました。

脇田さん「kintoneでカンバン表示ができるプラグインは複数トライアルしたのですが、Crenaさんのカンバンプラグインが一番直感的に設定しやすかったのでそれが決め手となりました。また、タブ表示プラグインに関しては、元々他社さんのタブ系プラグインを利用していたのですが、Crenaさんの方が金額が安く、挙動もスムーズだったので、切り替えを決定しました」

それでは、実際の導入効果を見ていきましょう。

導入効果

[1] カンバンプラグインで直感的にステータスを見える化

同社では、案件管理アプリ・タスク管理アプリなどにカンバンプラグインを導入。カンバンプラグインでは、案件やタスクのレコードをカンバン形式で表示できるので、直感的にステータスを把握することができます。 さらに、カードに「ラストアクション日」を表示することで、確認が必要な案件がすぐに分かるようになりました。これにより、kintoneの標準一覧表示では不足していた「見た目」と「コミュニケーション」の課題を解決しました。また、カンバンプラグインの条件付き色変え機能を利用して、タスク管理アプリで「締め切りの近いタスクの色を変える」といった利用方法もご紹介いただきました。

[2] タブ表示プラグイン

また、活動記録アプリなど各種アプリにタブ表示プラグインの導入を行いました。 これにより、フィールドをカテゴリごとにタブ分けし、視認性に優れたユーザビリティの高いアプリの運用を実現しました。

脇田さん「タブ表示は元々別の会社さんのものを使っていたのですが、Crenaさんの方が挙動が早く、値段も安かったので、非常に満足しています」

まとめ＆今後の展望

NOVEL社では、kintoneを基幹システムに近い位置づけで導入し、情報の一元化と業務効率化を実現しました。 また、Crena Pluginの導入によって、kintone標準機能の課題であった「見た目」と「コミュニケーション」の問題を解消されました。 最後に、今後の展望を脇田さんにお伺いしたところ

• 経営層やマネージャーが、迷わずひと目で状況を把握できる「ダッシュボード」の作成を計画中。kintoneに不慣れなメンバーでも直感的に数字を追える環境を目指す。
• 後継者を育成し、チームでkintoneを運用・活用できる体制づくりを進めていく。

という更なる業務改革のアイデアを聞かせていただくことができました。NOVEL様のさらなる発展を心よりお祈りしております。ご協力いただきありがとうございました。