kintoneプラグインでルックアップを自動更新！ミスとムダを無くして効率化
こんにちは、株式会社Crenaです！
この記事では、当社の「ルックアッププラグイン」を紹介したいと思います。
こんな方にオススメ
- レコード複製やアクション実行時に、ルックアップの値を自動更新させたい
- ルックアップ取得データを、絞り込み・検索表示できるようにしたい
- ルックアップ先アプリから、ルックアップ元アプリにレコード追加したい
上記のような、お悩み・ご要望をお持ちの方は、ぜひ最後までチェックしてみてください！
kintoneのルックアップ機能
まず、おさらいですが、kintoneには「ルックアップ」という機能が搭載されています。
これは、他のアプリに登録されている情報を参照して、データを取得（コピー）することができる機能です。
例えば、サンプルアプリパック「営業支援パック」の場合、「顧客管理アプリ」の顧客情報を参照すれば、「案件管理アプリ」や「活動記録アプリ」で、顧客情報を入力する手間を省くことができます。
そして、ルックアップ機能には、「元データが更新された場合でも、過去に取得したデータは更新されない」という特徴があります。
例えば、「顧客管理アプリ」で担当者を「Aさん」から「Bさん」に変更しても、以前に「案件情報アプリ」で取得した「担当者：Aさん」の情報は変更されません。
しかしその一方で、「古い情報が記入されているレコードをコピーしたり、そこからアプリアクションを行うと、そのまま古い情報がコピーされる」という面倒さもあります。
先ほどに引き続き、「顧客管理アプリ」で担当者を「Aさん」→「Bさん」に変更したケースを見てみましょう。
アプリアクション機能でも同じです。
このとき［取得］を再びクリックすれば更新できますが、手間がかかったり押し忘れミスが起きる可能性があります。
そこで、このような問題を解決するためにご紹介したいのが、当社のルックアッププラグインです！
【機能①】ルックアップ自動取得
先ほどの「営業支援パック」にルックアッププラグインを導入してみましょう。
プラグインなしでは自動反映されませんが…
導入することで、自動で反映されるようになりました！
アプリアクションでも同様に自動更新できます。
これで効率化を推し進め、ミスを減らすことが可能になります。
そして更に、ルックアッププラグインには他にも2つの機能があります。合わせて紹介していきます。
【機能②】拡張ルックアップ
ルックアップ機能で「困ったあるある」なのが、参照先レコードが増えると目的レコードを探すのが大変になることです。
しかし、拡張ルックアップ機能を使えば、企業名や案件名で検索できたり、プランや確度で絞り込み表示が可能です。
さらに、検索・絞り込み表示の初期値を設定したり…
参照先と参照元でフィールド値が一致するものだけを絞り込んで表示したり…
参照先テーブルの情報を取得して、参照元へコピーすることも可能です。
【機能③】ルックアップ元追加
例えば、新たに顧客情報と案件情報を登録したい場合、通常は別アプリを開いて1つずつ登録します。
しかし、ルックアップ元追加機能を使えば、ルックアップ先アプリからルックアップ元アプリへレコード追加が可能になります。
これで、まとめて情報を登録することが可能です。
ルックアッププラグインの活用事例はこちらから！
以下のページでは、ルックアッププラグインの具体的な活用事例をご紹介しております。ぜひ併せてご確認ください！
- kintoneのルックアップ先を自動取得（自動更新）する方法|ルックアッププラグイン|kintoneプラグイン
- 新規問い合わせ時の取引先登録を効率的に行う方法|ルックアッププラグイン|kintoneプラグイン
まとめ
それでは、ルックアッププラグインの機能をまとめてみます。
① ルックアップ自動取得機能
→ レコードを複製したり、アクションを実行した際に、ルックアップの値を自動更新できる
② 拡張ルックアップ機能
→ ルックアップで取得したデータを、絞り込み・検索表示できる
→ 検索・絞り込み表示の初期値を設定できる
→ 参照先と参照元でフィールド値が一致するものを絞り込んで表示できる
→ 参照先のテーブル情報を取得して、参照元のテーブルにコピーできる
③ ルックアップ元追加機能
→ ルックアップ先アプリから、ルックアップ元アプリにレコードを追加できる
このように、1つのプラグインでルックアップ機能を一気に使いやすく・効率化してくれるのが、ルックアッププラグインの嬉しいポイントです。
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