kintoneプラグインで自動採番＆一括採番！ 管理番号の自動入力で業務を効率化します
こんにちは、株式会社Crenaです！
kintoneを利用しているとき
「管理番号の入力を自動化したい」
「既存のレコードにまとめて管理番号を付与したい」
「管理番号に日付や特定の記号を加えたい」
と思ったことはありませんか？
毎回管理番号の手入力が必要だと、せっかくkintoneを使っているのに、非効率でモチベーションも下がってしまいますよね。
そこで、今回の記事では、「自動採番プラグイン」を用いて、これらのお悩みを解決する方法をご紹介していきます！
＼この記事はこんな方にオススメ！／
- 管理番号の入力を自動化したい
- 既存のレコードにまとめて管理番号を付与したい
- 管理番号に日付を加えたい
- 管理番号に任意の記号や数字を加えたい
kintone構築やプラグインに精通した弊社が分かりやすく解説を行いますので、ぜひ最後までチェックしてみてください！
「自動採番プラグイン」とは？
自動採番プラグインでは、設定した条件に基づいて、レコードに自動で通し番号を付与することができます。
新しいレコードに自動で採番を行う自動採番機能や、既存のレコードに一括で採番を行う一括採番機能。
さらに、連番の先頭または後ろにプラグインで指定した固定値、または指定したフィールドの値をつけることができるプレフィックス/サフィックス設定も搭載されています。
以下では、これらの機能の活用法を、具体的なお悩みを例に挙げながら紹介していきます！
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お悩み①：レコード番号とは別に通し番号をレコードに付与したい
そもそも、kintoneのアプリでは、レコード作成時にレコード番号が自動で作成されます。
このレコード番号をそのまま管理番号や通し番号として使用することも1つの方法として考えられますが、レコードを削除すると番号が欠番になるデメリットがあります。
そこで、こうした問題を解決するためにご紹介したいのが、「自動採番プラグイン」です！
新たに管理番号のフィールドを作成して、そこに一括採番機能を適用すれば、まとめて新しい管理番号を付与できます。
これにより、手作業で管理番号を入力する手間が減り、業務を効率化できます。
お悩み②：自動で管理番号が入力されるようにしたい
レコード番号ではなく独自フィールドで番号管理を行う場合、毎回商品を追加するたびに、手動で番号を入力する必要が発生します。
しかし、このような問題も「自動採番プラグイン」で解決可能です。自動採番機能の設定を行えば、以下のように自動で商品番号を付与できます。
これにより、毎回手作業で番号を入力する必要がなくなり、業務が効率化されました。
お悩み③：ゼロ埋めのケタ数を設定し直したい
「ゼロ埋め（ゼロパディング）」とは、管理番号を「1」ではなく「0001」のように表記し、桁数を統一することです。
ゼロ埋めの入力忘れや桁数設定ミスは起こりがちですが、こうした問題も「自動採番プラグイン」のゼロ埋めのケタ数設定機能で解決できます。
こういったかゆいところに手が届くのも、自動採番プラグインの嬉しいポイントです。
お悩み④：管理番号に日付や記号を加えたい
例えば、以下のような「お問い合わせ管理アプリ」を運用する場合を考えてみましょう。
分かりやすさのために「日付+通し番号」で番号管理を行いたい場合にも、「自動採番プラグイン」が活躍します。
プレフィックス（接頭文字）・サフィックス（接尾文字）の設定を行えば、レコードの日付フィールドの値を用いて、「日付＋通し番号」を自動で入力することが可能です。
また、この機能を用いれば、任意の記号や年月の情報を、すべてのレコードの管理番号にまとめて加えることも可能です。
「前に付けるか、後ろに付けるか」「固定値にするか、フィールドの値を引用するか」などを自由に選択できます。
その他の活用事例はこちらから！
以下のページでも自動採番プラグインの活用事例をご紹介しております。
まとめ
自動採番プラグイン
設定した条件に基づいて、レコードに自動で通し番号を付与することができます。
- 自動採番機能 → 新しいレコードに自動で採番を行う
- 一括採番機能 → 既存のレコードに一括で採番を行う
- ゼロ埋め設定 → ゼロ埋めのケタ数を変更可能
- プレフィックス/サフィックス設定 → 固定値またはフィールド値を先頭/末尾に付与できる
自動採番プラグインを導入すれば、番号管理を一気に効率化することが可能です。ぜひご検討ください！
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